Hướng dẫn dùng 4 hàm nối chữ trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Nối chữ là một trong những nhu cầu thường thấy khi xử lý các số liệu thống kê trong Excel. Thay vì tự ghép thủ công thì bạn có thể dùng các hàm nối chữ trong Excel. Hiện có khoảng 4 cách giúp bạn nối chữ, trong đó mỗi cách sẽ phù hợp với yêu cầu nối chữ khác nhau. Bài viết này sẽ giới thiệu cả 4 cách và đưa ra một số ví dụ cũng như lưu ý khi nối chữ cho bạn.

Hàm CONCATENATE – Hàm nối chữ trong Excel

Hàm CONCATENATE là hàm nối chữ sơ khai nhất và xuất hiện từ những phiên bản Excel đầu tiên. Hàm này có thể sử dụng cho cả ba bản Microsoft Excel, Excel Office 365 và Google Sheet. Hàm CONCATENATE chỉ cho phép người dùng nối các ô hoặc dữ liệu liên tiếp hoặc không liên tiếp với nhau. Cú pháp của hàm là: 

=CONCATENATE(text1;[text2]; …)

Ví dụ:

Dữ liệu trên cho thấy tính chất của hàm CONCATENATE như sau:

• Hàm chỉ ghép các giá trị của ô hay dữ liệu chuỗi trong Excel một cách thuần túy.
• Giữa các giá trị được ghép không được có ký tự nào, bao gồm cả khoảng trắng.
• Nếu ô không có giá trị thì hàm sẽ bỏ qua.
• Nếu ô có khoảng trắng (như ô M3) thì hàm sẽ ghép cả khoảng trắng vào.
• Nếu chèn một mảng các ô liên tiếp (như hàm số 5) thì kết quả giống như copy ra ô mới.

Hàm CONCAT – Hàm nối chữ trong Excel

Hàm CONCAT là phiên bản nâng cấp của hàm CONCATENATE và chỉ xuất hiện trong các phiên bản Excel 2016 trở về sau. Hàm này cũng có thể sử dụng cho cả ba bản Microsoft Excel, Excel Office 365 và Google Sheet. Hàm CONCAT cho phép người dùng nối các giá trị của các ô liên tiếp hoặc không liên tiếp. Cú pháp của hàm là: 

=CONCAT(text1; [text2];…)

Ví dụ:

Dữ liệu trên cho thấy hàm CONCAT tối ưu hơn hẳn so với hàm CONCATENATE. Cụ thể, cách nối chữ trong Excel bằng hàm CONCAT có những tính chất sau:

• Hàm CONCAT có tất cả các tính chất của hàm CONCATENATE.
• Hàm CONCAT có thể ghép giá trị dạng mảng mà không bị lỗi trông như copy.
• Hàm CONCAT có thể ghép giá trị riêng lẻ, như hàm số 2.
• Hàm CONCAT có thể ghép kết hợp giá trị mảng và giá trị riêng lẻ, như hàm số 3.

Hàm TEXTJOIN – Hàm nối chuỗi có điều kiện trong Excel

Hàm TEXTJOIN chỉ được tích hợp vào Excel phiên bản 2016 trở về sau. Hàm này được tích hợp cho cả ba bản Microsoft Excel, Excel Office 365 và Google Sheet. Hàm TEXTJOIN cho phép người dùng ghép các giá trị của các ô liên tiếp hoặc không liên tiếp mà có một dấu ngăn cách ở giữa. Cú pháp của hàm là: 

=TEXTJOIN(delimiter;ignore_empty;text1;…)

Ví dụ:

Hàm TEXTJOIN có tính ứng dụng cao hơn hẳn so với các hàm ghép chuỗi khác. Dựa theo ví dụ trên rút ra được các kết luận về tính chất của hàm như sau:

• Delimiter trong công thức nghĩa là ký tự được dùng để ngăn cách các giá trị.
• Nếu ignore_empty là TRUE thì hàm sẽ ghép các giá trị thực và bỏ qua ô trống, như hàm số 7.
• Nếu ignore_empty là FALSE thì hàm sẽ tính ô trống là một khoảng trống (khác với khoảng trắng), khi đó sẽ có hai delimiter đặt cạnh nhau, như hàm số 5.
• Hàm có thể nhận diện giá trị mảng, giá trị ô rời rạc và giá trị mảng kết hợp ô rời rạc, lần lượt như các hàm 1, 2 và 3.

Toán tử “&” cộng chuỗi trong Excel

Sử dụng toán tử “&” là một trong những cách ghép chuỗi trong Excel phổ thông nhất mà hầu hết mọi người tìm hiểu về Excel đều biết. Cách này tiện dụng đối với những dữ liệu đơn giản và đơn điệu. Bạn có thể dùng toán tử “&” để ghép hàm trong cả ba Microsoft Excel, Excel Office 365 và Google Sheet. Toán tử này sẽ ghép tất cả các dữ liệu ở giữa hai ký tự “&” hoặc giữa “&” và dấu bằng hay khoảng trống. Cú pháp sử dụng toán tử như sau:

=[text1]&[text2]…

Ví dụ:

Sử dụng toán tử “&” khá đơn giản nhưng lại tiện lợi và có nhiều tính năng hữu dụng. Cụ thể, toán tử “&” có những tính chất cần nhớ như sau:

• Để kết quả nằm ở một ô duy nhất thì một dữ liệu (chuỗi hoặc ô) phải được đặt giữa hai toán tử.
• Hàm dùng toán tử có phân biệt khoảng trống và khoảng trắng, như hàm số 2 (ô N2 là khoảng trắng)
• Nếu sử dụng giá trị mảng thì toán tử sẽ ghép giá trị ô đơn với từng giá trị của mảng, như kết quả của hàm số 4 và 5.

Một số lưu ý về cách ghép 2 chuỗi ký tự trong Excel

Khi nối chuỗi Excel và các phiên bản của Excel, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Dấu ngăn cách giữa các giá trị là “,” hay “;” sẽ tùy thuộc vào cài đặt của máy.
• Nếu muốn ghép ký tự ngoặc kép (“) thì có thể dùng cách thông thường (ví dụ: =“””&”00” thì có kết quả là “00) hoặc dùng hàm CHAR(34) (ví dụ: =CHAR(34)&”00” thì có kết quả là “00).
• Nếu phép ghép đơn điệu thì nên ưu tiên dùng toán tử hoặc TEXTJOIN.
• Nếu phép ghép phức tạp thì nên sử dụng VBA.

Bài viết trên đã giới thiệu 4 hàm nối chữ trong Excel thông dụng và đơn giản nhất. Nếu bạn sử dụng phiên bản Microsoff từ 2016 trở xuống thì chỉ có thể sử dụng toán tử và hàm CONCATENATE hoặc dùng VBA. Nếu bạn muốn biết thêm về các thủ thuật công nghệ chuyên nghiệp khác thì có thể theo dõi Tùng Phát Computer để tìm đọc các bài viết mới sắp tới nhé.