Hướng dẫn 3 cách đính kèm file trong Outlook đơn giản

Khi viết email, người dùng thường mong muốn đính kèm nội dung khác như file tài liệu, file ảnh hoặc danh thiếp hay lịch vào. Đối với nền tảng Outlook, nhiều người sẽ không biết cách thực hiện thao tác này. Nếu là một trong số đó, bạn hãy xem 3 cách đính kèm file trong Outlook đơn giản nhất mà Tùng Phát Computer chia sẻ ngay bên dưới.

Cách đính kèm file trong Outlook đơn giản

Với việc đính kèm file, bạn có thể đính kèm file từ máy tính hoặc từ một vị trí nào đó trên trình duyệt web. Đối tệp trên máy tính, bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo email mới hoặc trả lời email của người khác.
• Bước 2: Chọn biểu tượng hình ghim bấm.
• Bước 3: Trong cửa sổ mở ra, chọn tùy chọn “Browse This PC”.
• Bước 4: Chọn tệp muốn đính vào email. Nếu muốn chọn nhiều tệp liền kề nhau thì bạn chọn tệp đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift và chọn tệp cuối. Nếu bạn muốn chọn nhiều tệp riêng lẻ thì vừa giữ phím Ctrl vừa nhấp chọn tệp.
• Bước 5: Chọn “Open”.

Lưu ý: Nếu đính kèm theo cách này, người nhận sẽ nhận được bản sao của file. Khi đó, các chỉnh sửa của người nhận không ảnh hưởng đến file trong máy của bạn.

Đối với đính kèm từ nguồn Internet, bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo email mới hoặc trả lời email của người khác.
• Bước 2: Chọn biểu tượng hình ghim bấm.
• Bước 3: Chọn “Browse Web Location”.
• Bước 4: Chọn tệp muốn đính vào email. Bạn có thể chọn từ OneDrive hoặc từ nền tảng khác. Nếu muốn chọn nhiều tệp liền kề nhau thì bạn chọn tệp đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift và chọn tệp cuối. Nếu bạn muốn chọn nhiều tệp riêng lẻ thì vừa giữ phím Ctrl vừa nhấp chọn tệp.
• Bước 5: Chọn “Open”.

Lưu ý: Nếu đính kèm file theo cách này, người nhận sẽ có thể chỉnh sửa chính file gốc của bạn. Nếu không muốn điều này, bạn chỉ cần thay đổi quyền truy cập của file trong mục “Thêm hành động”.

Cách đính kèm ảnh trong Outlook nhanh chóng

Tương tự với đính kèm file tài liệu, cách đính kèm file ảnh từ máy cũng được thực hiện theo 5 bước như sau:

• Bước 1: Tạo email mới hoặc trả lời email của người khác.
• Bước 2: Chọn biểu tượng hình ghim bấm.
• Bước 3: Trong cửa sổ mở ra, chọn tùy chọn “Browse This PC”.
• Bước 4: Chọn hình ảnh muốn đính vào email. Nếu muốn chọn nhiều hình ảnh liền kề nhau thì bạn chọn tệp đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift và chọn tệp cuối. Nếu bạn muốn chọn nhiều ảnh không liền kề thì vừa giữ phím Ctrl vừa nhấp chọn ảnh mong muốn.
• Bước 5: Chọn “Open”.

Đặc biệt, đối với ảnh, bạn có thể đính trực tiếp ảnh vào email. Điều này có nghĩa là người nhận sẽ thấy nội dung ảnh mà không cần phải tải ảnh về máy. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo email mới hoặc trả lời email của người khác.
• Bước 2: Bấm chuột trái tại vị trí muốn thêm ảnh.
• Bước 3: Chọn biểu tượng hình bức tranh.
• Bước 4: Chọn ảnh từ máy rồi bấm “Open”. Nếu muốn chọn nhiều tệp liền kề nhau thì bạn chọn tệp đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift và chọn tệp cuối. Nếu bạn muốn chọn nhiều tệp riêng lẻ thì vừa giữ phím Ctrl vừa nhấp chọn tệp.

Lưu ý: Đối với việc đính kèm ảnh theo hai cách này, người nhận email không thể chỉnh sửa ảnh gốc trên máy của bạn.

Cách đính kèm danh thiếp, lịch hoặc mục khác vào email Outlook

Khi làm việc với các email doanh nghiệp, bên cạnh file tài liệu và hình ảnh, Outlook còn hỗ trợ người dùng đính kèm danh thiếp, lịch hoặc email khác vào email đang viết. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo email mới hoặc trả lời email của người khác.
• Bước 2: Mở mục “Insert”.
• Bước 3: Chọn một trong các tùy chọn mà hệ thống đưa ra ở phần “Include”, trong đó, Business Card là danh thiếp được lấy từ cơ sở dữ liệu của bạn, Calendar là ngày, tháng năm cụ thể, còn Outlook item là email khác có trong Outlook của bạn.
• Bước 4: Chọn tệp bạn muốn chèn. Nếu muốn chọn nhiều tệp liền kề nhau thì bạn chọn tệp đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift và chọn tệp cuối. Nếu bạn muốn chọn nhiều tệp riêng lẻ thì vừa giữ phím Ctrl vừa nhấp chọn tệp.
• Bước 5: Chọn “Insert”.

Cả 3 cách đính kèm file trong Outlook đơn giản trên đều được dựa vào hướng dẫn chi tiết của Microsoft Office mới nhất hiện nay. Tuy nhiên, Outlook không chỉ có những chức năng cơ bản này. Bạn có thể theo dõi Tùng Phát Computer để sớm được cập nhật những thủ thuật hay khác về ứng dụng này trong thời gian sắp tới.